Informativa privacy – Partner

Documento informativo ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 13/14 Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Questa informativa sulla privacy si riferisce al trattamento dei dati dei partner della Associazione DONNEXSTRADA (i “Partner”) e dei candidati che applicano per entrarne a far parte (i “Candidati”)

Titolare del trattamento

Associazione DONNEXSTRADA, con sede legale in Roma, Via di Monteverde n. 206, 00151, C.F. 96492230584, (di seguito, “DXS”), contatti e-mail: info@donnexstrada.org

Quali sono i dati che trattiamo

Dati Personali

• Dati anagrafici e di contatto: Nome cognome, sede/residenza, email, telefono (incluso del legale rappresentante)
• Dati societari
• Dati contabili e fiscali e di pagamento
• Dati bancari
• Ogni altro dato che dovesse essere comunicato in fase di negoziazione, conclusione ed esecuzione del contratto.

(di seguito, “Dati personali”)

Per cosa utilizziamo i tuoi dati personali

Raccogliamo i tuoi Dati Personali per le seguenti finalità:

• Selezione e valutazione per collaborare e diventare un Partner: I tuoi dati saranno trattati per esaminare la tua candidatura ed eventualmente contattarti per diventare un Partner di DXS. La base giuridica per il trattamento è l’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR, ossia l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta. L’eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti o la loro inesattezza potrebbe comportare l’impossibilità di essere valutato per una diventare un Partner. I tuoi dati saranno trattati e conservati per tutto il periodo in cui la posizione per la quale la candidatura è stata inviata è ancora in elaborazione e successivamente saranno conservati per 12 mesi.

• Gestione della relazione contrattuale: I dati saranno trattati per l’esecuzione del rapporto contrattuale sia nella fase di negoziazione che di stipula e di esecuzione, compresa la gestione dei pagamenti. La base giuridica del trattamento è l’art. 6 par. 1 lett. b), ossia l’esecuzione di un contratto di cui sei parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta. Il conferimento è necessario. In caso di mancato conferimento dei Dati, DXS non potrà eseguire regolarmente il contratto e tutte le obbligazioni allo stesso sottese. I tuoi Dati saranno conservati tale finalità entro i termini previsti per legge, alcuni Dati saranno conservati per finalità di legge per 10 anni dal termine del contratto con il Titolare.

• Creare gruppo WhatsApp per comunicazioni ed organizzazione dei progetti: i tuoi dati saranno trattati per creare un gruppo WhatsApp al fine di una migliore comunicazione ed organizzazione per lo sviluppo e gestione dei progetti con DXS. La base giuridica del trattamento è l’art. 6 par. 1 lett. b), ossia l’esecuzione di un contratto di cui sei parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su tua richiesta. Il conferimento è necessario. In caso di mancato conferimento dei Dati, DXS non potrà eseguire regolarmente il contratto e tutte le obbligazioni allo stesso sottese. I tuoi Dati saranno conservati fino a quando il progetto è in essere.

• Donazioni: i tuoi dati saranno trattati per permettere di effettuare le donazioni verso DXS e per DXS di riceverle. La base giuridica di tale trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, ossia l’esecuzione di misure contrattuali di cui l’interessato è parte. Il conferimento è necessario per dar seguito alla richiesta. I tuoi dati saranno conservati per il termine di prescrizione previsto dalla legge ai fini delle donazioni.

• Partecipare ad attività di formazione: i tuoi dati saranno trattati ai fini della partecipazione alle attività di formazione organizzate da DXS. La base giuridica di tale trattamento è l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, ossia l’esecuzione di misure contrattuali di cui l’interessato è parte. Il conferimento è necessario per dar seguito alla richiesta. I tuoi dati saranno conservati fino alla conclusione di tali attività.

• Fini di legge e compliance: I tuoi dati saranno trattati per adempiere e rispettare gli obblighi normativi e di compliance, ad esempio ai fini di anti-riciclaggio. La base giuridica del trattamento è l’art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR, ossia l’adempimento ad un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. Il conferimento è necessario. I tuoi dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale, alcuni dati saranno conservati per finalità di legge per 10 anni dal termine del contratto con il Titolare.

• Gestione di eventuali reclami e difesa in giudizio: potrebbe accadere che tu presenti un reclamo a DXS oppure che DXS riceva un reclamo da terzi o lo voglia proporre. La base giuridica di tali trattamenti è, a seconda dei casi, l’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, l’esecuzione di misure contrattuali di cui l’interessato è parte ed il legittimo interesse del Titolare a difendersi in giudizio o in via stragiudiziale art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR. Il conferimento è necessario per dar seguito alla richiesta. I dati saranno conservati per il tempo necessario per difendersi in giudizio e comunque entro i limiti di legge.

Inoltre e fatto salvo quanto sopra, il Titolare del trattamento si impegna a basare il trattamento dei Dati Personali sui principi di minimizzazione, verificando su base annuale la necessità della loro conservazione per un periodo di tempo non superiore a quanto richiesto dalle finalità per le quali i dati sono stati raccolti e trattati. Il Titolare del trattamento può conservare i Dati Personali per conformarsi alla legge o per esercitare o difendere qualsiasi diritto o pretesa in procedimenti giudiziari. Una volta raggiunti gli scopi per i quali i Dati Personali sono stati raccolti e trattati, il Titolare del trattamento implementerà misure adeguate per renderli anonimi, in modo che tu non possa essere identificato.

Come trattiamo i tuoi dati personali

Il trattamento dei tuoi dati avverrà sia su supporti cartacei che con modalità telematiche, con l’ausilio di sistemi informatici, che con modalità manuali, unicamente da persone autorizzate e a tal fine espressamente incaricate. Il trattamento avverrà con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità che ti abbiamo spiegato in dettaglio nei punti precedenti.

Utilizziamo precise misure tecniche e organizzative per proteggere i tuoi dati da possibili manipolazioni, perdite, distruzione e per prevenire l’accesso da parte di persone non autorizzate. Le misure di sicurezza vengono costantemente verificate e migliorate anche in base allo sviluppo tecnologico.

Con chi e in che ambiti condividiamo i tuoi dati personali

I dati personali saranno trattati da dipendenti del Titolare del trattamento debitamente autorizzati al trattamento in relazione a tutte le finalità sopra indicate, sulla base delle istruzioni e previa adozione di misure idonee a proteggere i Dati Personali.

I seguenti soggetti potranno venire a conoscenza dei dati personali in relazione alle finalità di trattamento previste dalla presente informativa sulla privacy e potranno trattare i dati personali sia in qualità di autonomi titolari del trattamento che di responsabili del trattamento debitamente nominati dal Titolare (l’elenco di tali responsabili è disponibile previa richiesta via e-mail da inoltrare a info@donnexstrada.org):

Soggetti che svolgono attività funzionali al raggiungimento delle finalità di cui sopra, tra cui:

• società che forniscono infrastrutture IT e servizi di supporto e consulenza IT;
• società che forniscono servizi di analisi e sviluppo dei dati;
• forze dell’ordine ed autorità;
• studi legali, commercialisti e di revisione contabile;
• intermediari bancari e finanziari, banche depositarie.

Il trasferimento di dati personali verso paesi terzi

L’intero trattamento dei tuoi dati si svolge in Italia e nei Paesi nell’Unione Europea.

Qualora vi fosse esigenza di trasferire i dati verso Paesi Terzi, ci impegniamo a:

• assicurarci che il paese in cui saranno inviati i Dati Personali garantisca un livello adeguato di protezione, così come previsto dall’articolo 45 Regolamento;
• rispettare le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea per il trasferimento di informazioni personali al di fuori del SEE (si tratta di clausole approvate ai sensi dell’Articolo 46 (2) del GDPR).

I tuoi diritti: puoi conoscere e gestire in qualsiasi momento i tuoi dati

L’interessato potrà in ogni momento esercitare i seguenti diritti alle condizioni e nei limiti previsti dagli Articoli 12-22 del GDPR inviando una mail a info@donnexstrada.org:

• Diritto di accesso: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali  (Articolo 15 GDPR);
• Diritto di rettifica dei dati personali inesatti e di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti (Articolo 16 GDPR);
• Diritto alla cancellazione dei dati personali: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione (Articolo 17 GDPR);
• Diritto di limitazione del trattamento: l’interessato ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali dati personali; il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; l’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato (Articolo 18 GDPR);
• Diritto di opporsi al trattamento: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che il Titolare dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, ai sensi dell’Articolo 6(1), lettere (e) o (f), del GDPR, compresa la profilazione (Articolo 21 GDPR);
• Diritto alla portabilità: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: il trattamento si basi sul consenso, o su un contratto (articolo 20 GDPR);
• Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (Articolo 77 GDPR).

Nel caso in cui ritenga che il trattamento dei dati personali effettuato dal Titolare avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato ha diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo, in particolare nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora oppure nel luogo ove si è verificata la presunta violazione del regolamento (in Italia il Garante Privacy https://www.garanteprivacy.it/), o di adire le opportune sedi giudiziarie.

Come puoi esercitare i tuoi diritti

Per esercitare i suddetti diritti, potrai inviare una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica info@donnexstrada.org, indicando in oggetto “Privacy – esercizio dei diritti”.

Data di aggiornamento: 10/07/2024