Allegato X – Informazioni sul trattamento dei dati personali
Le Parti si informano reciprocamente, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali (“Regolamento generale sulla protezione dei dati” o, in breve, “Regolamento”) che i dati degli Interessati, trasmessi ai fini dell’esecuzione del contratto, saranno trattati conformemente al Regolamento e alla normativa nazionale nonché ad eventuali provvedimenti emanati dall’Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), ove applicabili.
- Identificazione degli Interessati
Gli Interessati, ai sensi del Regolamento, sono le persone fisiche cui si riferiscono i dati personali trattati dall’Associazione. In questo contesto, gli Interessati comprendono principalmente i dipendenti del Cliente, i cui dati personali (come nome, cognome, e-mail e numero di telefono) vengono raccolti e trattati dall’Associazione per le finalità di formazione e gestione dei Punti Viola. Inoltre, possono includere rappresentanti legali della Società, qualora le loro informazioni vengano utilizzate nell’ambito delle attività previste nel contratto. Tutti gli Interessati hanno il diritto di ricevere informazioni chiare e dettagliate riguardo al trattamento dei loro dati personali, come stabilito nel presente documento.
- Finalità e base giuridica del trattamento
Il trattamento dei dati personali è effettuato dalle Parti per le finalità connesse all’instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto contrattuale, ivi incluse, a titolo esemplificativo, l’assolvimento di obblighi di legge e regolamentari (es. obblighi fiscali, contabili, obblighi derivanti dalla disciplina in materia di salute e sicurezza sul lavoro); gestione amministrativa del Contratto, ivi inclusa la gestione dei pagamenti e delle fatture; gestione dell’eventuale contenzioso ; controlli interni (sicurezza, qualità dei servizi, integrità patrimoniali); gestione dei Servizi scelti dalla Società; comunicazioni relative ai servizi e attività di marketing.
Ai fini del trattamento dei dati personali per le finalità sopra indicate non è necessario acquisire un consenso specifico degli Interessati, in quanto il trattamento trova fondamento nella base giuridica di cui all’art. 6, par. 1, lett. b) del Regolamento.
- Tipologia di Dati Trattati
L’Associazione raccoglie e tratta i seguenti dati personali:
– Dati anagrafici e di contatto degli Interessati (nome, cognome, data di nascita, e-mail, telefono);
– Dati bancari e di pagamento della Società;
- Trattamento dei Dati acquisiti nel Punto Viola in forma anonima
Con riferimento ai dati personali raccolti nei Punti Viola, gli stessi saranno trattati dai dipendenti della Società in forma anonima, garantendo quindi che le informazioni non possano essere ricondotte a un individuo identificabile. Tale trattamento avverrà in conformità alle normative vigenti in materia di protezione dei dati. L’anonimizzazione dei dati ci consente di utilizzare le informazioni per analisi e statistiche senza compromettere la privacy degli utenti.
Ad ogni modo, la Società è il Titolare del Trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del progetto Punti Viola. Ciò significa che la Società determina le finalità e i mezzi del trattamento di tali dati, assumendosi la piena responsabilità in materia di protezione dei dati personali, in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
I dati personali raccolti dalla Società nell’ambito del progetto Punti Viola non verranno condivisi con l’Associazione in forma identificabile o nominativa. Qualora fosse necessario trasferire informazioni all’Associazione per finalità connesse al progetto, tale trasferimento avverrà esclusivamente in forma anonima, rendendo impossibile risalire all’identità delle persone interessate.
- Conservazione dei dati
I dati saranno conservati nel rispetto della normativa applicabile per la protezione dei dati personali per tutto il periodo di tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate.
I dati funzionali all’assolvimento degli obblighi civili e fiscali saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale. Alla scadenza del rapporto contrattuale, entro giorni 15, l’Associazione si impegna ad eliminare tutto il materiale, in forma cartacea o digitale di pertinenza della Società di cui sia venuta in possesso nell’esecuzione dell’incarico.
- Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, i dati potranno essere comunicati a collaboratori e dipendenti dell’Associazione per finalità legate alla gestione dei servizi, a consulenti (ad esempio consulenti fiscali o legali), a terzi soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto della società (quali soggetti esterni di propria fiducia ai quali la società affida talune attività, o parte di esse, funzionali all’erogazione dei servizi oggetto del contratto ovvero la cui attività sia connessa, strumentale o di supporto a quella della società) ove ciò sia necessario, enti e amministrazioni pubbliche nel contesto di eventuali gare di appalto pubbliche ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla relazione contrattuale, nonché per eventuali esigenze di difesa in giudizio.
Nell’ambito della propria struttura organizzativa, i dati saranno trattati da persone autorizzate al trattamento che agiscono sotto l’autorità del titolare del trattamento, adeguatamente istruite dal titolare stesso, principalmente con sistemi elettronici e manuali in conformità ai principi applicabili al trattamento di dati personali ai sensi dell’art. 5 del Regolamento.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione. I dati non sono trasferiti fuori dall’Unione Europea; tuttavia, ove per specifiche esigenze connesse alla sede di localizzazione dei server della Società fosse necessario trasferire i dati verso Paesi situati fuori dall’Unione Europea, anche in Paesi che non offrono protezione adeguata, il titolare si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo.
- Diritti degli Interessati
Gli Interessati possono esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento (artt. 15-21), ivi inclusi i diritti di:
- ricevere conferma dell’esistenza dei propri dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
- aggiornare, modificare e/o correggere i propri dati personali (diritto di rettifica);
- chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
- opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
- proporre reclamo all’Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
- ricevere copia dei dati in formato elettronico che li riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Gli Interessati possono inoltrare le istanze relative all’esercizio dei propri diritti al seguente indirizzo e-mail: info@donnexstrada.org